Prosjektregnskap: Alt du trenger å vite

Prosjektregnskap betyr at inntekter og kostnader for et bestemt prosjekt føres separat fra resten av virksomhetens regnskap. Det svarer på et spørsmål det vanlige regnskapet ikke kan svare på: Gikk dette prosjektet med overskudd?

For eksempel kan et snekkerfirma ha fire oppdrag samtidig. Årsregnskapet viser ett resultat for hele virksomheten. Prosjektregnskapet viser resultatet for hvert enkelt oppdrag. Denne forskjellen er viktig, fordi en virksomhet kan gå med overskudd totalt samtidig som halvparten av prosjektene går med tap.

Viktigste punkter

• Prosjektregnskap følger inntekter og kostnader for ett prosjekt, slik at du kan se om prosjektet er lønnsomt.
• Virksomheter innen bygg og anlegg og skipsverftsindustrien må føre prosjektregnskap for prosjekter over den lovbestemte grensen.
• Grensen er fem ganger folketrygdens grunnbeløp, uten merverdiavgift. I 2026 er dette 682 745 kroner.
• Grensen følger grunnbeløpet og endres derfor hvert år. Den tidligere faste grensen på 300 000 kroner gjelder ikke lenger.
• Prosjektregnskapsspesifikasjoner skal være tilgjengelige for hver rapporteringsperiode, og minst hver fjerde måned.
• Kostnadene skal fordeles på arbeid, materialer, underentreprenører og andre direkte kostnader. Posteringer i prosjektregnskapet skal ha en prosjektkode.
• Prosjektregnskap og dokumentasjonen som støtter regnskapet, skal oppbevares i 10 år.
• Virksomheter utenfor disse bransjene har ikke en lovpålagt plikt etter disse reglene, men prosjektregnskap kan likevel være nyttig for å følge lønnsomheten i enkeltoppdrag.

Hvorfor er prosjektregnskap viktig?

Mange bedriftseiere oppdager først at et prosjekt har gått dårlig etter at det er ferdig. Da er det for sent å gjøre noe.

Prosjektregnskap gir deg tallene mens arbeidet fortsatt pågår. Du kan se:

• Hvor mye hvert prosjekt har tjent så langt
• Hvor mye det har kostet så langt
• Hvordan de faktiske kostnadene ligger an sammenlignet med budsjettet eller kalkylen i tilbudet
• Om marginen holder seg eller blir dårligere

Det siste er spesielt nyttig. Hvis materialkostnadene på et prosjekt allerede har brukt 80 prosent av budsjettet når arbeidet bare er halvveis ferdig, kan du oppdage problemet tidlig. Du kan gjøre justeringer, ta opp saken med kunden eller i det minste sette en bedre pris på neste tilbud.

Det gjør også fremtidige tilbud bedre. Faktiske tall fra ferdige prosjekter viser hva arbeidet faktisk koster, i stedet for hva du antok da du laget tilbudet.

Hvem må føre prosjektregnskap i Norge?

Her er reglene konkrete, og grensen er viktig.

Kravet følger av bokføringsforskriften kapittel 8-1. Det gjelder virksomheter innen bygg og anlegg og skipsverftsindustrien, enten arbeidet utføres for egen regning eller for andre. Dette kan blant annet omfatte virksomheter som utfører snekkerarbeid, takarbeid, maling, rørleggerarbeid, murerarbeid og elektrisk arbeid på nybygg, rehabilitering eller vedlikeholdsprosjekter.

Grensen ble endret i 2024 og er nå knyttet til folketrygdens grunnbeløp i stedet for et fast kronebeløp. Etter § 8-1-3 skal prosjektregnskap være tilgjengelig for prosjekter der tilbudsprisen eller beregnet omsetningsverdi overstiger fem ganger folketrygdens grunnbeløp, uten merverdiavgift.

Grunnbeløpet justeres hvert år 1. mai. Fra 1. mai 2026 er grunnbeløpet 136 549 kroner, og den gjeldende grensen er derfor 682 745 kroner.

Dette betyr to ting:

• Fordi grensen følger grunnbeløpet, endres den hvert år. Informasjon som oppgir en grense på 300 000 kroner, gjelder regelen som var i kraft før 27. juni 2024.
• Spesifikasjonene skal være tilgjengelige for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og minst hver fjerde måned.

Virksomheter utenfor disse bransjene kan også bruke prosjektregnskap frivillig. Et konsulentselskap, designbyrå eller IT selskap har ikke en lovpålagt plikt etter disse reglene. Prosjektregnskap kan likevel være nyttig for å følge resultatet av enkeltoppdrag.

Hva skal et prosjektregnskap inneholde?

For virksomheter som omfattes av reglene, beskriver § 8-1-4 hva prosjektregnskapet skal inneholde. Et prosjektregnskap skal inneholde:

• Prosjektkode
• Kundens navn, adresse og organisasjonsnummer der det er relevant
• Type arbeid
• Når prosjektet startet og når det ble avsluttet
• Inntekter og kostnader for prosjektet, tilpasset arbeidets art

Kostnadene skal minst deles inn i fire kategorier:

• Arbeidskostnader
• Materialer
• Underentreprenører
• Andre direkte kostnader

To andre krav er det lett å overse. Prosjektkoden skal fremgå av hver postering i bokføringen og kontospesifikasjonene. Det skal også være et toveis kontrollspor mellom prosjektregnskapet og dokumentasjonen som støtter posteringene. Hvert beløp skal kunne spores begge veier.

Ansatte i disse virksomhetene skal også føre timelister etter § 8-1-2.

Prosjektregnskapet og dokumentasjonen som støtter regnskapet, skal oppbevares i 10 år. Dette inkluderer byggekontrakter med tilbud og kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister.

Et enkelt eksempel

En entreprenør i Trondheim tar på seg en baderomsrenovering.

Marginen er 17,5 prosent. Isolert sett er dette tallet bare et tall. Verdien kommer når du sammenligner det med kalkylen. Hvis tilbudet var basert på en margin på 25 prosent, viser det lavere resultatet at prosjektet presterte svakere enn forventet. Kostnadsfordelingen viser hvor forskjellen oppstod. Hvis arbeidskostnadene ble høyere enn forventet mens materialkostnadene holdt seg innenfor budsjettet, kan det hende at antall beregnede arbeidstimer var satt for lavt. Dette er informasjon du kan bruke i neste tilbud.

Prosjektregnskap sammenlignet med vanlig regnskap

De er ikke alternativer til hverandre. Prosjektregnskapet er en del av den vanlige bokføringen, der prosjektkoder brukes til å merke hver postering. Ingenting bokføres to ganger.

Vanlige feil

• Kostnader bokføres uten prosjektkode. Da kan de bli stående utenfor prosjektberegningen, slik at prosjektet ser mer lønnsomt ut enn det egentlig er.
• Timer registreres ikke eller registreres for sent. Manglende timer gjør prosjektmarginen mindre nøyaktig.
• Fakturaer fra underentreprenører blir ikke knyttet til riktig prosjekt, ofte fordi de kommer flere uker etter at arbeidet er utført.
• Prosjektet kontrolleres først når det er ferdig. Da er det for sent å gjøre noe.
• Virksomheten vurderes bare ut fra total omsetning. Omsetningen kan øke samtidig som marginene blir lavere.
• Dårlig dokumentasjon. Det gjør tallene vanskeligere å kontrollere, både internt og ved et eventuelt tilsyn.

Slik får du bedre kontroll

Noen praktiske rutiner kan gjøre prosjektregnskapet enklere:

1. Opprett prosjektkoden før arbeidet starter, ikke etter at de første fakturaene kommer.
2. Registrer timer hver dag. Forsinket registrering kan føre til manglende eller unøyaktige timer, og ansatte i disse virksomhetene skal føre timelister.
3. Bokfør kostnadene når de kommer inn. Knytt hver faktura til riktig prosjekt når den registreres.
4. Sammenlign med månedsbudsjettet. Kalkylen fra tilbudet er utgangspunktet for sammenligningen.
5. Bruk regnskapsprogram som støtter prosjektkoder, prosjektrapporter og timeføring.
6. Gå gjennom ferdige prosjekter. Sammenlign kalkylen med det faktiske resultatet og noter hva som var annerledes.

Trenger du hjelp med prosjektregnskap?

Prosjektregnskap kan være enkelt å føre feil. Manglende timer, feil prosjektkoder eller kostnader som føres på feil prosjekt, kan påvirke resultatet.

Riktigregnskap.no kan hjelpe deg med å sette opp prosjektregnskap, følge inntekter og kostnader og vurdere om reglene for prosjektregnskap gjelder for virksomheten din.

Kontakt oss for å få gjennomgått oppsettet for prosjektregnskapet ditt.

Vanlige spørsmål

Hvem må føre prosjektregnskap i Norge?

Virksomheter innen bygg og anlegg og skipsverftsindustrien må føre prosjektregnskap for prosjekter der tilbudsprisen eller beregnet omsetningsverdi overstiger fem ganger grunnbeløpet, uten merverdiavgift. Andre virksomheter kan bruke prosjektregnskap frivillig.

Hva er grensen i 2026?

682 745 kroner, basert på folketrygdens grunnbeløp på 136 549 kroner fra 1. mai 2026. Grensen endres når grunnbeløpet justeres.

Hvor ofte må prosjektregnskapsspesifikasjonene være tilgjengelige?

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og minst hver fjerde måned.

Hvor lenge må prosjektregnskap oppbevares?

I 10 år, sammen med kontrakter, tilbud og kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister.

Kan en liten bedrift bruke prosjektregnskap?

Ja. En virksomhet som ligger under den obligatoriske grensen, kan fortsatt bruke prosjektregnskap frivillig. Informasjonen kan være nyttig for å følge lønnsomheten i enkeltprosjekter.

Kan regnskapsprogram håndtere prosjektregnskap?

Ja. Mange regnskapssystemer støtter prosjektkoder, timeføring og prosjektrapporter. Velg et oppsett som lar deg følge inntekter, kostnader og timer per prosjekt.