En e-faktura, eller elektronisk faktura, er en strukturert digital faktura som regnskapssystemer kan lese automatisk. Det er ikke det samme som en PDF faktura sendt via e-post. En PDF trenger fortsatt noen til å åpne den, sjekke detaljene og legge inn dataene manuelt.
En e-faktura fungerer i et strukturert format. Dette betyr at fakturadataene kan flyttes fra ett regnskapssystem til et annet uten manuell registrering.
Som et resultat sparer bedrifter tid, reduserer feil og behandler betalinger raskere.
Hoveddelene av en e-faktura
En e-faktura inneholder de viktigste detaljene som trengs for å behandle og betale en faktura.
- Fakturatotopptekst
Dette inkluderer fakturanummer, fakturadato, forfallsdato og valuta.
- Partdata
Dette viser leverandør og kjøperdetaljer. Det kan inneholde navn, registreringsnumre og adresser.
- Linjeelementer
Denne delen viser produktene eller tjenestene. Den inkluderer også mengder, enhetspriser og MVA detaljer.
- Betalingsdetaljer
Dette inkluderer bankkonto, betalingsreferanse og betalingsbetingelser.
Hvorfor er e-fakturering viktig?
E-fakturering gjør fakturahåndtering enklere for begge sider. Avsenderen trenger ikke å skrive inn de samme detaljene om og om igjen. Mottakeren trenger ikke å kopiere tall fra en PDF til et regnskapssystem. Dette sparer tid og bidrar til å unngå feil.
Det reduserer også administrativt arbeid. Team kan bruke mindre tid på å rette fakturafeil og mer tid på nyttig arbeid.
Mange land går nå mot e-fakturering. Myndigheter bruker det allerede for mange offentlige fakturaer. B2B regler vokser også over hele Europa.
Så bedrifter som starter tidlig setter seg selv i en bedre posisjon. De reduserer risiko, er klare for nye regler og gjør fakturering raskere å administrere.
Slik fungerer e-fakturering
Avsenderen oppretter fakturaen i sitt regnskapssystem. Deretter konverterer systemet den til et støttet format, for eksempel EHF, PEPPOL BIS eller Factur X.
Deretter går fakturaen gjennom et sertifisert tilgangspunkt. Mottakerens regnskapssystem henter de strukturerte fakturadataene. Systemet kan deretter matche fakturaen med en bestilling, sende den til godkjenning og klargjøre den for betaling.
Denne prosessen fjerner mye av det manuelle arbeidet fra fakturering.
Vanlige spørsmål